Lấy mẫu kiểm nghiệm trước xuất khẩu: 5 chỗ hồ sơ hay đứt

Một phiếu kết quả kiểm nghiệm đạt yêu cầu không chứng minh được lô hàng đạt yêu cầu. Nó chỉ chứng minh phần mẫu đã gửi đi đạt yêu cầu. Khoảng cách giữa hai câu đó là chỗ hồ sơ xuất khẩu hay đứt gãy nhất.

Với sầu riêng xuất khẩu, kiểm nghiệm là bước duy nhất cho ra bằng chứng định lượng về các chỉ tiêu an toàn thực phẩm. Nhưng bằng chứng chỉ đứng vững khi truy được ngược: mẫu này lấy từ quả nào, quả đó thuộc vườn nào, thu hoạch ngày nào, đóng vào thùng nào của container nào. Thiếu một mắt xích trong chuỗi đó, phiếu kết quả trở thành một tờ giấy rời.

Kiểm nghiệm và kiểm dịch thực vật không thay thế được nhau

Hai loại giấy tờ này thường bị gộp làm một trong hồ sơ nội bộ, dẫn tới việc doanh nghiệp tưởng đã đủ khi mới có một trong hai.

Thiếu chứng thư kiểm dịch, lô hàng không thông quan được. Thiếu kết quả kiểm nghiệm, lô hàng vẫn có thể đi, nhưng doanh nghiệp không còn gì để tự bảo vệ khi cơ quan phía nhập khẩu lấy mẫu và phát hiện một chỉ tiêu vượt ngưỡng cho phép theo quy định hiện hành.

Mẫu phải đại diện cho lô hàng, không phải cho vườn đẹp nhất

Nguyên tắc gốc của lấy mẫu là tính đại diện. Mẫu được lấy để suy ra tình trạng của cả lô, nên cách chọn mẫu quyết định giá trị của kết quả nhiều hơn là chất lượng phòng thử nghiệm.

Thực tế tại nhiều cơ sở đóng gói, mẫu được lấy theo thói quen: chọn quả dễ lấy, chọn thùng ở gần cửa, hoặc chọn hàng của vườn vẫn quen thuộc là sạch. Cách làm này cho kết quả đẹp nhưng không nói lên điều gì về phần còn lại của container.

Ba yếu tố quyết định tính đại diện

• Rải theo nguồn hàng. Một lô xuất thường gom từ nhiều nông hộ và nhiều vườn. Mẫu phải phủ được các nguồn đó, đặc biệt là các vườn mới liên kết hoặc vườn có lịch sử cảnh báo.

• Rải theo thời điểm thu hoạch. Hàng vào kho trong nhiều ngày thì mẫu cũng phải trải theo ngày, vì thời gian cách ly vật tư của từng đợt thu hoạch là khác nhau.

• Chọn ngẫu nhiên trong từng nhóm. Sau khi đã phân nhóm theo nguồn và theo ngày, việc chọn quả cụ thể trong nhóm phải ngẫu nhiên, không do người lấy mẫu tự chọn theo cảm quan.

Số lượng mẫu tối thiểu và tần suất lấy mẫu thực hiện theo Nghị định thư kiểm dịch thực vật và hướng dẫn của cơ quan kiểm dịch tại thời điểm xuất khẩu. Doanh nghiệp nên coi đó là sàn, không phải mức để thương lượng xuống, vì tỷ lệ lấy mẫu thấp là một trong những điểm cơ quan quản lý rà lại đầu tiên khi có sự cố.

Năm chỗ hồ sơ lấy mẫu thường đứt

Mẫu không gắn với đơn vị hàng cụ thể

Biên bản lấy mẫu ghi "lấy 3 quả tại kho A ngày 12" thì không truy ngược được. Ba quả đó thuộc vườn nào, hộ nào, thùng nào, không ai trả lời được sau một tuần. Khi lô hàng bị cảnh báo, hồ sơ này không giúp thu hẹp phạm vi rà soát, doanh nghiệp buộc phải nghi ngờ toàn bộ nguồn hàng của mình.

Phiếu kết quả không có số hiệu hoặc không gắn vào lô

Phiếu kết quả nằm trong hộp thư điện tử của một nhân viên, hoặc in ra kẹp trong tập hồ sơ chung, là tình trạng phổ biến. Mỗi phiếu cần được ghi nhận bằng số hiệu và gắn vào đúng lô hàng ngay khi nhận, để khi cơ quan quản lý hỏi thì tra ra trong vài phút chứ không phải lục lại thư từ.

Kết quả về sau khi hàng đã lên container

Đây là tình huống khó xử nhất và cũng thường gặp nhất trong mùa cao điểm. Hàng phải chạy theo lịch tàu, kết quả thử nghiệm thì cần thời gian. Không thể ép nhanh phần thử nghiệm, nhưng có thể lùi thời điểm lấy mẫu lên sớm hơn trong chuỗi: lấy mẫu ở khâu tiếp nhận nguyên liệu theo từng nguồn hàng, thay vì đợi đến khi đã đóng thùng.

Tỷ lệ lấy mẫu thấp hơn yêu cầu

Khi sản lượng tăng đột biến, số mẫu thường không tăng theo. Hệ quả là tỷ lệ lấy mẫu trên tổng lượng hàng tụt xuống dưới mức quy định mà không ai nhận ra, vì không có chỗ nào trong quy trình thủ công tự tính con số này ra.

Lô hàng thay đổi sau khi lấy mẫu

Mẫu lấy trên một lô, sau đó lô bị tách ra, bổ sung hàng mới hoặc gộp với hàng của ngày khác. Phiếu kết quả vẫn được đính kèm như cũ, trong khi phần lớn hàng trong container chưa từng được lấy mẫu. Về mặt hồ sơ đây là điểm yếu nghiêm trọng, vì nó biến một bằng chứng thật thành một bằng chứng sai phạm vi.

Quét tem thay cho ghi tay

Cách xử lý gốc của cả năm vấn đề trên là gắn mẫu vào một đơn vị hàng có định danh, thay vì gắn vào một dòng mô tả. Khi từng quả đã mang tem truy xuất theo chuẩn GS1 Digital Link, mã trên tem gồm hai phần: GTIN xác định loại sản phẩm và Serial xác định đúng một quả cụ thể. Quét tem lúc lấy mẫu là ghi lại chính xác đơn vị hàng đã lấy, kèm thời điểm và người thực hiện.

Trên BTrace, thao tác lấy mẫu được thực hiện bằng cách quét mã QR của tem thay vì tìm thủ công trong danh sách. Quả đã lấy mẫu được chuyển trạng thái và tự động loại khỏi số lượng còn lại dành cho xuất khẩu, nên không có chuyện một quả vừa nằm trong mẫu thử nghiệm vừa nằm trong container. Kết quả thử nghiệm sau đó được gắn vào đúng lô kiểm nghiệm kèm số hiệu phiếu, để khi cần xuất trình thì lấy ra theo lô chứ không tìm theo trí nhớ.

Vì tem đã mang sẵn thông tin mùa vụ và nông hộ, việc quét tem cũng trả lời luôn câu hỏi mẫu này đại diện cho nguồn hàng nào. Từ đó hệ thống đối chiếu được số mẫu đã lấy với khối lượng hàng thực tế và cảnh báo khi tỷ lệ lấy mẫu xuống thấp hơn mức đã cấu hình theo Nghị định thư.

Khi một chỉ tiêu vượt ngưỡng

Kết quả không đạt là tình huống phải có quy trình chuẩn bị trước, không phải tình huống để ứng biến. Ba việc cần làm ngay theo thứ tự:

1. Khoanh vùng theo dữ liệu, không theo phỏng đoán. Từ mẫu không đạt, truy ngược ra mùa vụ, nông hộ và vườn tương ứng, rồi liệt kê toàn bộ lô hàng khác đang dùng chung nguồn đó.

2. Dừng đưa nguồn hàng liên quan vào lô xuất cho tới khi có kết quả kiểm tra bổ sung. Đây là quyết định thương mại khó, nhưng rẻ hơn nhiều so với việc mã số vùng trồng bị đình chỉ.

3. Rà ngược nguyên nhân trong nhật ký canh tác. Vật tư đã dùng, thời gian cách ly, nguồn nước tưới. Với nhóm chỉ tiêu tích luỹ từ đất như kim loại nặng, nguyên nhân gần như luôn nằm ở khâu canh tác chứ không nằm ở khâu đóng gói, và không thể xử lý sau thu hoạch.

Song song đó, kết quả không đạt cần được lưu lại như một dữ kiện của vùng trồng, để vụ sau tăng tần suất lấy mẫu ở đúng nguồn hàng đó thay vì lấy đều rồi quên. Cách ghi nhận này cùng logic với sổ giám sát dịch hại: giá trị nằm ở chuỗi dữ liệu liên tục, không nằm ở một lần kiểm tra đơn lẻ.

Checklist trước khi container rời cơ sở đóng gói

1. Mẫu đã lấy phủ đủ các nguồn hàng và các ngày thu hoạch có trong lô.

2. Mỗi mẫu truy được về đơn vị hàng cụ thể, không chỉ về kho hoặc về ngày.

3. Số lượng mẫu đạt tỷ lệ tối thiểu so với khối lượng thực tế của lô, tính lại sau mọi lần lô được bổ sung hàng.

4. Phiếu kết quả có số hiệu, đã gắn vào đúng lô và đọc được cùng hồ sơ lô hàng.

5. Lô hàng không bị tách, gộp hay bổ sung sau thời điểm lấy mẫu; nếu có thì lấy mẫu lại cho phần chênh lệch.

6. Kết quả không đạt của các vụ trước đã được xem lại để quyết định nguồn hàng nào cần lấy mẫu dày hơn.

Hồ sơ kiểm nghiệm không phải là thủ tục để có đủ giấy, mà là phần duy nhất của lô hàng còn nói được thay doanh nghiệp sau khi container đã rời cảng.

Doanh nghiệp mới bắt đầu chuẩn hoá khâu này nên làm theo thứ tự: định danh được đơn vị hàng trước, rồi mới gắn mẫu và phiếu kết quả vào định danh đó. Làm ngược lại, tức mua phần mềm quản lý hồ sơ trong khi hàng vẫn được mô tả bằng lời, thì kết quả vẫn là những tờ giấy rời được lưu gọn gàng hơn.